בוט לוואטסאפ - המדריך המלא

ווטסאפ הוא כלי שאנחנו מכירים מהיומיום שלנו. עבור רוב האנשים, מדובר על היישום שנמצא ברמת השימוש הגבוהה ביותר בטלפון שלהם. לא כל בעלי העסקים יודעים את זה, אבל בעזרת עבודה לא מאוד ארוכה ניתן להפוך את הווטסאפ להיות מכפיל כוח בעסק שלכם. איך זה בדיוק קורה, ומה השירות שווטסאפ יכול לתת לנו, על כל זה smart send כאן כדי להסביר לכם. 

‍

שירות לקוחות

לפני שנסביר לכם איך בדיוק עובד בוט ווטסאפ, כדאי להבין קודם כל למה שירות לקוחות הוא משהו שאתם צריכים להתמקד בו. שירות לקוחות הוא מצד אחד חובה שלנו בתור בעלי עסקים. הרווחים שלנו מהשירות הזה לא תמיד גבוהים, אולם מדובר על המינימום ההכרחי שאנחנו צריכים לעשות עבור הלקוחות שלנו.

בנוסף, אם אתם רוצים לשמור על הלקוחות שכבר הצלחתם להשיג, שירות לקוחות הוא הבסיס לזה. לקוח שמקבל שירות איכותי הוא לקוח מרוצה שגם יעזור לכם להביא עוד ועוד לקוחות אל העסק. עם זאת, מחלקת שירות לקוחות היא מחלקה שדורשת מכם כוח אדם רב, והשקעה של משאבים רבים מסל המשאבים של העסק. כדי להתמודד עם האתגר הזה, כדאי שתכירו את בוט ווטסאפ. 

‍

מהו בוט לוואטסאפ

בוט לווטסאפ הוא שירות לקוחות לכל דבר, אולם יש שני הבדלים בינו לבין שירות לקוחות רגיל. ההבדל הראשון נוגע למי שעונה ללקוח. בעוד שבשירות לקוחות רגיל הלקוח מקבל מענה אנושי מנציג אמיתי שיושב מאחורי המסך או הטלפון, כאן אין אף אחד שנותן מענה ללקוח. הבוט מתוכנת מראש כך שהוא יכול לספק מענה לכל בעיה, ואף אחד לא יושב ועונה ללקוח בזמן אמת.

בנוסף, המענה שהבוט יכול לתת הוא רק לבעיות שהוגדרו עבורו מראש. בניגוד לנציג שירות שיודע לשאול במקרה שבו הוא לא מצליח לתת מענה, בוט ווטסאפ לא יוכל להתמודד עם מצבים שלא הוגדרו עבורו, והוא פשוט יחזיר את הלקוח לשלב הקודם. זו הסיבה שכדאי לכם להבין קודם כל איך לבנות ווטסאפ לעסק בצורה נכונה. 

‍

על מה חשוב להקפיד

המפתח לבוט מוצלח לווטסאפ הוא בבנייה שלו. הבוט צריך להכיל את כל האפשרויות שיכולות להיות לפניית לקוח. בשלב הראשון עליכם למפות את סוג הפניות למספר קטגוריות בודדות. אלו תהיינה הקטגוריות הראשונות שכל לקוח יצטרך להגדיר עוד לפני שהוא מציג את הפנייה שלו. על הקטגוריות הללו עליכם לחשוב בצורה הכי כללית, כך שלא תהיינה יותר מ5 קטגוריות כאלו. 

הראש שלכם לא צריך להיות ראש של בעלי עסק אלא של לקוח. עליכם לחשוב על כל סוגי הפניות כדי שלא יהיה מצב שבו הבוט פונה ללקוח שלכם והלקוח לא יודע היכן לקטלג את הפנייה שלו. ההגדרות צריכות להיות ברורות, כך שלא יהיה ספק להיכן הן שייכות, כדי שהלקוח לא יצטרך לחזור אחורה בעת הגשת הפנייה. 

‍

אספו כמה שיותר מידע

הדרך הטובה ביותר להצליח במשימה הזו היא לאסוף את כל הפניות שקיבלתם בחודשים האחרונים. כל מי שמתעסק בשירות לקוחות יוכל להעיד שהפניות בסופו של דבר חוזרות על עצמן. כמובן, תמיד אתם צריכים להיות ערוכים לתרחיש שבו הבעיה לא תיפול באף קטגוריה, אולם רוב מוחלט של הבעיות הן כאלו שניתנות להגדרה בלי בעיה, ואתם רק צריכים לאסוף את המידע בצורה נכונה. 

איך זה עובד

ווטסאפ לעסק עובד בצורה יחסית פשוטה. השלב הראשון הוא זה שבו הלקוח שולח הודעה למספר של הווטסאפ ובו הוא מסביר שיש לו פנייה. בשלב הזה הבוט יציע ללקוח מספר אפשרויות והלקוח יצטרך לבחור את האפשרות הטובה ביותר מתוכן, כך שהבעיה שעליה הוא מצביע נמצאת תחת האפשרות הזו. הבחירה נעשית בעזרת הקשת ספרות, כפי שכולנו רגילים מנציגי שירות בטלפון.

הבוט עובד כמו עץ, כאשר בכל שלב הוא מצמצם עוד יותר את טווח הבחירה של הלקוח. השלב האחרון הוא זה שבו הבוט מקבל בעיה שעבורה הוא יודע לתת מענה ישיר. עליכם להקפיד לא ליצור עץ עמוק מידי, כלומר להגיע למצב שבו תוך לא יותר מ3 עד 4 שלבים הלקוח כבר מקבל מענה לפנייה שלו. הוספה של עוד שלבים עלולה לגרום ללקוח לעזוב לפני שהוא מקבל מענה. 

‍

למה לבנות בוט לווטסאפ

בתור בעלי עסקים, המטרה שלכם היא לחסוך כמה שיותר כסף בלי לפגוע בטיב השירות שאותו הלקוחות שלכם מקבלים. אם יש כלי שעונה על ההגדרה הזו אז זה ווטסאפ לעסק. הבנייה של הווטסאפ לא אמורה לקחת לכם יותר מידי זמן, ומהרגע שהוא פועל אתם לא צריכים לשלם שקל אחד על שירות לקוחות.

הבנייה שלו אמנם עולה כסף, אבל זה תשלום חד פעמי שמשרת אתכם לנצח. הדבר החשוב ביותר הוא לזכור שאל מול העלות של מחלקת שירות לקוחות, הבוט הזה הוא אחד הצעדים הכלכליים הנבונים ביותר שאתם יכולים לעשות. 

‍

חיסכון בכוח אדם

היתרון המשמעותי ביותר של ווטסאפ לעסק הוא כנראה החיסכון בכוח אדם שהוא מאפשר לכם. בכל עסק, מחלקת שירות לקוחות צורכת לא מעט כוח אדם. כוח האדם הזה לא רק עולה לכם כסף, אלא גם לא מתעסק בקידום העסק אלא רק במתן מענה לפנייה של לקוחות. ברגע שיהיה לכם בוט איכותי, העול של טיפול בלקוחות שלכם ירד מאותם אנשים ואתם תוכלו להשתמש בהם לטובת פיתוח העסק.

יתר על כן, מענה ללקוחות הוא אחד התחומים הכי שוחקים בעולם העסקי. עובדים שנמצאים יותר מידי זמן בתחום עלולים להרגיש תחושת מיצוי, דבר שאתם כמובן רוצים להימנע ממנו עד כמה שניתן. בוט לווטסאפ לעולם לא מרגיש את התחושה הזו, כך שגם מהבחינה הזו מדובר על עסקה משתלמת.

‍

מענה מהיר יותר 

לא משנה כמה נציגי שירות יהיו לכם במחלקת שירות לקוחות, הם לא יכולים לטפל בשני לקוחות בו זמנית. בזמנים שבהם יש מספר רב של פניות, הלקוחות שלכם עלולים להמתין זמן רב לקבלת מענה, דבר שאתם כמובן לא רוצים להגיע אליו. הצ'אט לא באמת עובד כמו שאנחנו רגילים, והוא יוכל לטפל בכמה פניות שרק יהיו לו.

כל לקוח מקבל יחס כאילו הוא לקוח יחיד, בשעה שמאחורי הקלעים אפילו עובד אחד שלכם לא מתעסק עם הפניות שלהם. אם תגדירו בצורה נכונה את שלבי המענה כפי שהסברנו לכם, הלקוחות שלכם יקבלו מענה לפנייה שלהם בתוך דקות אחדות, כזה שיפתור להם את הבעיה לחלוטין. 

‍

smart send

smart send היא החברה שיכולה להפוך את ווטסאפ להיות מכפיל הכוח בעסק שלכם. לחברה ניסיון רב בבניית צ'אט בוטים, מערכות CRM וממשקים של ווטסאפ עם המערכות של העסק. הצוות של החברה יוכל לקחת את כל הפניות שאתם מקבלים מהלקוחות שלכם, ובצורה מדויקת להפיק מהן בוט איכותי שידע לתת מענה לכל פנייה שתגיע, בצורה מהירה, מדויקת, והכי חשוב – ללא כוח אדם.

לסיכום

בוט לווטסאפ הוא כלי שמאפשר לכם לתת ללקוחות שלכם מענה בלי להקצות לזה כוח אדם. המשימה שלכם היא לבנות לצ'אט עץ שבו מופיעות כל סוגי הפניות, עד למצב שבו הוא יודע להכווין את הלקוח להגדיר את הבעיה במדויק. 

‍